なぜExcel管理から抜け出せないのか？
業務改善やDXの話になると、
「Excelをやめましょう」
という話をよく耳にします。
しかし実際の現場では、今でも多くの業務がExcelを中心に回っています。
不動産管理業務でも、
- 管理表
- 入金確認
- 進捗管理
- 集計資料
- 一時管理データ
など、多くの場面でExcelが使われています。
では、なぜExcel管理から抜け出せないのでしょうか。
今回は、現場目線で整理してみます。
Excelが使われ続ける理由
とにかく柔軟
Excel最大の強みは、柔軟性です。
例えば、
- 項目追加
- 色付け
- フィルタ
- 関数
- 並び替え
などを、現場側で自由に調整できます。
業務が日々変化する現場では、この柔軟さが非常に便利です。
現場ですぐ使える
新しいシステムを導入する場合、
- 申請
- 予算
- 導入検討
- 教育
- 運用設計
など、多くの準備が必要になります。
一方Excelは、すぐ使えます。
そのため、
「とりあえずExcelで」
が積み重なりやすくなります。
システム化しきれない業務が多い
実際の業務では、
- イレギュラー対応
- 一時運用
- 部門独自ルール
- 暫定対応
も非常に多く存在します。
こうした業務は、既存システムへ綺麗に収まらないことも多く、結果的にExcel管理が増えていきます。
Excel管理の問題点
一方で、Excel中心運用には課題もあります。
属人化しやすい
もっとも大きい問題のひとつです。
例えば、
- 関数を作った人しか分からない
- マクロがブラックボックス化
- 更新ルールが曖昧
などです。
担当者変更時に運用が止まるケースも少なくありません。
データが分散しやすい
現場では、
- 個人フォルダ
- メール添付
- ローカル保存
- コピー増殖
なども起きやすくなります。
結果として、
「どれが最新なのか分からない」
という状態になりやすくなります。
手作業が増える
Excel管理が増えるほど、
- 転記
- コピペ
- 確認作業
- 二重入力
も増えていきます。
こうした業務は、ミスや作業負荷にも繋がります。
では、Excelを完全になくすべきなのか？
個人的には、必ずしもそうではないと感じています。
Excel自体が悪いわけではありません。
実際、現場では非常に便利なツールです。
重要なのは、
「どこまでExcelで管理するか」
を整理することだと思います。
今後重要になる考え方
今後は、
- Excel
- データベース
- RPA
- AI
- API連携
などを、適切に組み合わせることが重要になっていくと感じています。
例えば、
- 一時管理はExcel
- データ蓄積はDB
- 転記はRPA
- 判断補助はAI
のように役割を分ける考え方です。
業務改善は「全部システム化」ではない
業務改善というと、
「大きなシステム導入」
をイメージすることもあります。
しかし実際には、
- 現場運用
- データ整理
- 小さな自動化
を積み重ねる方が、現場に合うケースも少なくありません。
まとめ
Excel管理がなくならない背景には、
- 柔軟性
- 使いやすさ
- 現場対応力
があります。
一方で、
- 属人化
- データ分散
- 手作業増加
といった課題も存在します。
重要なのは、
「Excelをなくすこと」
ではなく、
「業務全体をどう整理するか」
なのかもしれません。