属人化した業務が危険な理由
業務改善やDXの話になると、よく出てくる言葉のひとつが「属人化」です。
実際の現場でも、
「この業務は○○さんしか分からない」
という状態は少なくありません。
特に不動産管理業務では、長年の運用や独自ルールが積み重なり、属人化が発生しやすい傾向があります。
今回は、なぜ属人化が危険なのかを、現場目線で整理してみます。
属人化とは？
属人化とは、特定の担当者しか業務内容を把握していない状態を指します。
例えば、
- Excelの関数を作った人しか分からない
- 運用ルールが口頭だけ
- 独自マクロがブラックボックス化
- システム操作手順が共有されていない
などです。
現場では、気づかないうちに属人化が進んでいるケースも少なくありません。
なぜ属人化が起きるのか？
現場対応が優先される
実際の現場では、まず「業務を止めないこと」が優先されます。
そのため、
- とりあえずExcelで対応
- 担当者が独自に改善
- 一時対応がそのまま継続
といった状態が積み重なりやすくなります。
業務量が多く、整理する時間がない
日々の業務に追われ、
- マニュアル整備
- ルール整理
- データ整理
まで手が回らないケースも多くあります。
結果として、「分かる人しか分からない」状態が残り続けます。
属人化の危険性
担当者がいないと業務が止まる
もっとも大きな問題です。
例えば、
- 休職
- 異動
- 退職
などが発生した際、業務そのものが止まるケースもあります。
特に月次業務や入金関連業務では、大きな影響になることもあります。
ミスや障害の原因になる
属人化した業務では、
- 確認不足
- 運用漏れ
- 手順違い
なども起きやすくなります。
また、ブラックボックス化したExcelやマクロは、障害発生時の調査も難しくなります。
改善しづらくなる
業務内容が整理されていないと、
- RPA化
- AI活用
- データ連携
なども進めづらくなります。
業務改善では、まず「業務を見える化すること」が重要になります。
属人化を完全になくすことは難しい
一方で、現実的には、属人化を完全になくすことは簡単ではありません。
現場では、
- イレギュラー対応
- 例外運用
- 長年のノウハウ
なども存在するためです。
そのため重要なのは、
「どこまで整理するか」
を考えることだと思います。
今後の業務改善で重要になること
今後は、
- データ整理
- 業務整理
- ルール標準化
- システム連携
などが、さらに重要になっていきそうです。
また最近では、
- RPA
- AI
- ワークフロー
- API連携
などを組み合わせた改善も増えてきています。
ただし、その前提として、業務やデータが整理されていることが重要になります。
まとめ
属人化は、現場対応の積み重ねの中で自然に発生しやすい問題です。
一方で、
- 業務停止リスク
- 障害リスク
- 改善停滞
にも繋がります。
業務改善では、単純なシステム導入だけではなく、
「業務をどう整理するか」
も重要になっていきそうです。